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图6-7 演讲中非正式列表示例
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当使用正式表格时，应当注意：
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·将重要的数据从表格中提取出来并高亮显示，演讲的时候也要重点提及。使用特别的颜色或者加粗都能让这些重要的信息从其他繁杂的信息中“脱颖而出”。
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·让表格在屏幕上停留足够长的时间，以便听众充分理解重要信息。如果后面演讲中还需要的话，那么还可以再将该表格展示出来。
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·如果大部分数字都没有作用，那么就不需要使用正式的表格。如果使用的话，那么它也可能会让听众分心，远远达不到当初预想的效果。
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·不要将文档中的表格直接扫描到幻灯片中。文档中的表格非常详细——是为了让读者认真研究而设计的。另外，表格中的文字往往会选择最小的字体大小。图6-8中展示的例子就是从一个表格中分离出来的部分，表中的数据项是按照增长百分比（percentage increase）的递减顺序进行排列的，即从59%递减到40%。岗位数量（number of jobs）是以“千”为单位的，这样可以少使用很多0。四分位数排名（quartile rankings）的含义在表格下面的注释里可以找到。
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图6-8 演讲中正式表格示例
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·如果演讲人在演讲中使用了包含很多行和列的表格，那么听众将很难看到单元格中的数字。如果演讲人对于复杂数据使用了大的正式表格，那么最好将表格打印在讲义中分发给听众，让听众在闲暇时翻阅。
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2.使用大量的留白
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不要在表格单元填满信息。在表格内部和周围留白，而不是使用黑色边框，可以让听众阅读起来更加舒服。不要在表格周围使用稠密的黑色边框，作为替代，演讲人可以使用比一般文字周围更大的留白作为表格的边界。
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3.遵循表格的设计习惯
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在正式表格的设计中，最为重要的目标就是要保持独立并让听众明白。为了实现这个目标，演讲人应当遵循下面的指导：
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·标题和编号。对每一个正式表格都拟定标题，将标题和表格编号列在表格上方。如果演讲包含了两个或者两个以上的表格，那么演讲人应当对每一个表格进行编号。
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·标目。每一行和每一列都要有简短、清晰的标目。
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·条款列表。将每一项条款都以逻辑顺序排列——从重要到不重要、从短到长、从陈旧到新颖。在文档中使用到的大型表格也许会将条款以字母顺序排列，但是这样的表格对于演讲来说太过冗长不适于展示。
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·缩略词。如果听众存在困惑，那么应当解释包括出现在标题当中的缩略词或者符号，例如p.s.i或者%。
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·数字。如果需要向听众展现精确数字，那么演讲人可以选择使用表格。如果精确数字不是那么重要，那么使用图表或许更为方便。使用缩进符将数字列对齐，或者让数字的小数点对齐（如果出现的话）；使用科学计数法来消除多余的数字位；精简整千或者整万的数字（在文档中做好单位说明以免听众感到疑惑）。
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·备注。可以在图表和标题之间或者图表的下方写上必要的备注性文字。
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·来源。在演示文档上标明所有用到的参考来源，并在演讲时提及这些内容。
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·大小写。合理使用大小写字母，不要一直使用大写字母。
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记住，所有的听众都需要阅读幻灯片上的文字。如果某些文字不适合出现在幻灯片上让听众阅读，那么可以删除，取而代之的是在演讲中由演讲人口述信息（例如参考指导与备注等）。
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4.对于费用数据要特别关注
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听众希望看到有关金融的信息以表格的形式出现。考虑到这些数据的重要性，对于金融相关的数据要特别谨慎。对于下面这些问题要特别留心：