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1705294988 模型、照片和绘图在演示展览中相当有用,但是有时符号化表示(如地图、流程图、组织图的使用)可能会有奇效。例如,空中的俯视图可以展示高速公路的外观,但是在展示高速公路扩宽方案的时候地图则会更加方便和有效。
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1705294990 1.地图和绘图比例尺
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1705294992 地图的类型由数百种,如政治图、地理图、地形图和文化图等。它们对于有关主题的学习和研究很有帮助,并且专业绘图人员在地理信息系统(Geographic Information System, GIS)的帮助下,可以接触到更大规模的数据库,绘制更加详细的地图。
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1705294994 其他类似地图的图片包括比例缩放图、平面布局图、环境布局图等。和地图一样,制作良好的绘图比例尺可以提供相当多的信息。例如,有关水域的地图也是图表的一种,有等深线和标示可以显示海水深度。
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1705294996 地图和绘图比例尺在使用过程中可能会出现一些问题,下面是遇到这些问题的一些应对方案。
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1705294998 (1)消除不必要的细节
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1705295000 大多数地图中出现最多的问题就是它们展示了太多的细节,这让听众很难快速阅读和把握要点。如果演讲人在演讲中展示了地图,那么最好能找到最简单的一张。如果演讲人有照片处理软件,如Adobe Photoshop,可以尝试移除多余的信息。演讲人可以尝试以提纲式的地图开场,然后不断向其中添加细节信息,逐渐让听众接受。
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1705295002 (2)显示比例标尺
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1705295004 地图,特别是那些展示建筑构造的建筑图,需要很清晰的比例标尺。如果没有比例尺的话,很难确定图中的建筑是有多大,它和周围的建筑相隔多远。美国的听众习惯于比例尺以英制单位给出(英寸、英尺、码、英里、英亩),但是在美国之外演讲时,演讲人必须要使用公制单位。
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1705295006 (3)必要时提供图例
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1705295008 地图上的符号代表什么含义并不是每个人都知道,为了方便听众理解这些符号,演讲人可以在地图上做好图例。
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1705295010 (4)标出方向
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1705295012 为了帮助听众在地图中定位方向,可以添加一个指向北方的箭头。
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1705295014 2.流程图和计划图
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1705295016 流程图可以描述过程,经常用线把很多方框或者代表其他活动的图形连接起来。它们因为难以阅读而“臭名昭著”,所以设计时候要特别小心。技术作家经常需要描述流程;流程图作为适用的工具经常在这些文档中出现。图6-17展示了一幅由上而下的流程图,展示了使用PowerPoint制作由上而下的流程图的过程和步骤。
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1705295021 图6-17 由上而下的流程图
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1705295023 (1)使用流程图
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1705295025 在制作流程图过程中,可以遵循以下指导:
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1705295027 ·仅展示概况。不要在演讲展示的流程图中填充过多的细节。听众期待流程图只展示待讨论过程的简单版本而不是详细信息。将细节清单放在演讲文稿中或者打印在讲义中分发给听众。
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1705295029 ·限制图形数量。流程图依靠代表各个步骤的图形来串连整个过程——实际上,是在讲故事。不同的图形代表了不同类型的步骤。这种差异可以描述复杂的流程,但也会让听众产生疑惑。为了让演讲简单明了,演讲人应当限制流程图中的图形种类。微软公司的PowerPoint在“绘图”工具栏上有自选图形菜单,提供了很多可用的图形(很多都是和计算机数据流程相关的)。这些都很有用处,使用者可以选择任何一种自选图形作为文本框,使它成为流程图的一部分。
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1705295031 ·必要时提供图例。简单的流程图不需要图例,因为少量的图形每一个都会有文字说明,不太多的箭头也会让流程清晰。但当流程图越来越复杂的时候,在图中包含图例来说明每一种图形的含义就非常有必要了。
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1705295033 ·保证流程顺序是从上到下或者从左到右。较长的流程图也许会占据整个页面,它们仍然需要明确整体方向是水平方向还是竖直方向来体现统一性。使用箭头帮助听众理解流程走向。
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1705295035 ·为每一个图形做清晰的标注。除了图例可以说明不同种类的图形的含义,图表中的每一个图形或者步骤都需要有单独的清晰标注。
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1705295037 1)在图形内部标注。
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