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1862年，联邦政府设立了联邦抚恤金和补助金。在19世纪余下的岁月中，这些资金不断增加。申请这些资金的人们，以及打算要回死去亲属欠薪的人们，逐渐带来了很多信息。上述不断地修正数据，很大程度便是由这些信息所引起的。这一规模庞大的联邦老兵补助金系统之创立，必然需要政府编纂系统准确的兵役资料。战争期间所保存的大批官兵名册、兵力报告、医院记录与伤亡名单，并没有为任何一位士兵建立连贯的人事记录，因而也没有留下方便查阅的档案可用来证明补助金申请。为了解决这一问题，联邦政府利用大量战时资料，创建了详细记录个体士兵经历的档案。这些档案最终成为了“兵役纪录汇编”。在1903年之后，这些档案不仅包括联邦士兵记录，也将南部邦联士兵记录囊括了进来。最终，近3000万北方士兵与600万南部士兵的记录被登录到了索引卡片上，并被放入了每个士兵的档案中。其中每条记录都记载着官兵名册、医院普查报告、伤亡名单或其他官方表格上出现
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的士兵名字。这项工作的巨大规模，需要政府雇佣大批职员，而这段历史的实际重荷也在战后造成了它自己的伤亡。1893年，在倒霉的福特剧院，办公室中过于拥挤的工作人员与资料造成了两层楼的坍塌，22名雇员因而丧生。而在28年前，林肯总统正是在这一剧院中惨遭暗杀。[11]
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但是，公众与私人为死者给出解释的努力，早于或平行于上述同索取补助金明确相关的工作。早在补助金规模之扩大需要联邦政府进行实质性介入之前，几乎每个北方州以及许多南方州，都曾试图对各自的死难者进行统计，并编纂官兵名册。即便是在战争期间，许多州都曾批准编纂《荣誉簿》，以及其他一些为国捐躯者的名单。在战时的紧急情况下，这些努力很多都以失败告终。但在阿波马托克斯投降仪式之后的岁月中，几乎每个北方州都重新开始了其编纂官兵名册的努力。
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例如在1864年，宾夕法尼亚州的立法机构曾批准编纂一个全面的士兵名册，但直到1866年这一工程才开始。宾夕法尼亚州的历史学者塞缪尔·贝茨（Samuel Bates），发现自己的任务不是个容易的活儿。起初，在州国民警卫队总指挥办公室中，贝茨仅仅找到了部分官兵名册档案。他意识到，他“唯一的解决办法”是去联络一位位军官，然后向他们询问关于他们部队的历史。[12]
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在编纂一份关于士兵服役情况及其命运的完整清单问题上，马萨诸塞州分别进行过两次努力。在1868年与1869年，由州国民警卫队总指挥保存的官兵名录印刷成册。20年后，马萨诸塞州立法机构设立了“州陆军与海军历史学家”职位，并指令其第一位就职者——托马斯·温特沃思·希金森——编纂一份马萨诸塞州陆海军士兵索引名单。这份名单囊括了由联邦补助金办公室搜集到的更为准确的信息。在印行士兵名单的同时，希金森也出版了各部队与各战役的伤亡统计摘要。他总结道，马萨诸塞州先后将113835名士兵送上了战场，其中共有13498人丧生。希金森对历史准确性的质疑，似乎得到了很好的证明：1997年，一份根据国家档案馆的档案编成的马萨诸塞州士兵记录指出，该州实际将146738名士兵送上了战场。[13]
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在1865年之后，南部邦联人没有了民族国家，没有了政府官僚机构，也并不期望能获得邦联补助金。但他们利用州与私人资源进行了一个相同的工作——记录并纪念士兵的生平与死亡。然而，南部邦联记录之不完整给南方人提出了特殊的挑战。如今的历史学者常常引用的南部邦联军人死亡数字，即258000人，充其量只能被视作根据已知信息的推测。南部邦联军队的解体，使人们在战争结束时无法编纂全面的资料。在里士满撤退之际，南部邦联档案也随之南迁；在北卡罗来纳州的夏洛特，这些档案被联邦军队夺取，并最终被美国陆军部得到。这意味着，有大量的团伤亡名单与其他官方记录都丢失了。例如，亚拉巴马州部队的官兵名册几乎完全没有；1864年底以后南部邦联的全部记录都残缺不全。尽管如此，同北方一样，南部大多数州也试图编纂并出版那些服过兵役者与为国捐躯者的名册。而直至20世纪20年代，这些记录仍在出版刊印。[14]
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1862年，南卡罗来纳州立法机构通过一条法令，呼吁编纂一本全面的“记录簿”，“作为”对卡罗来纳死难者的“尊敬之象征”。这一工作所产生的记录遍布错谬。1864年，南卡罗来纳学院的威廉·里夫斯教授受命再次进行记录编纂工作。在这一工程进行之中，他努力克服军事溃败、邮政服务中断与财政支持欠缺所带来的困难。他在报纸上刊登广告征集信息，详查讣告，采访老兵，寻求税务官的帮助，并在其诸多“棕色粗糙纸”制成的笔记本上写满了资料。截至1870年，里夫斯已搜集到了12000名为国捐躯的南卡罗来纳士兵姓名。但是，里夫斯声称：“这项工作完成得并不令我满意。”1912年，南卡罗来纳州历史学委员会再次捡起了这项工作。1913年，委员会秘书A.S.萨利出版了包含有五个步兵团信息的三卷记录。[15]
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在北卡罗来纳州，那里的资料既不完整又错谬丛生。为了克服这些障碍，约翰·W.穆尔转而求助于美国陆军部掌握的南部邦联记录。但他发现，这些官方报告也是不完备的。“几乎没有一份报告完整叙述了伤亡情况。”他写道。“没文化的勤务兵中士”所做的“拼写十分不错”，但他觉得，那些颇具创造性的姓名拼写，很可能会使这些姓名的主人大吃一惊。尽管如此，穆尔仍自信地认为，他在1882年出版的四卷记录，或许给出了有关北卡罗来纳州伤亡情况的最为准确的数据。[16]
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南部的其他一些创举超越了州界，并有着明确的分裂主义目的。1869年，南部历史学会（Southern Historical Society）成立。这个致力于“维护”南部邦联历史“真相”的新学会，试图对南部死难者进行一次准确的统计。1869年，学会秘书、杰出医生约瑟夫·琼斯同原南部邦联陆军副官长塞缪尔·库珀（Samuel Cooper）分享了他对伤亡人数的估计。琼斯认为，这场战争中，在所有积极为南部作战的士兵中，有三分之一士兵死亡了。库珀断言，这些数字“基本上……是正确的”。但他认为，更全面地寻找联邦政府掌控的南部邦联档案，将会带来更详细和更准确的信息。在库珀与琼斯看来，统计南北部队总人数与记录南部邦联的巨大损失，有望解释并合理化南部的战败，并能提供无可辩驳的证据，来证明南部邦联士兵的“决心以及卓绝的勇气与作战技巧”。[17]
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北方的个体公民也着手进行战时伤亡与死亡数据统计。弗雷德里克·费斯特勒是一名德国移民，曾因1862年在斯通河战役中英勇善战而获得“荣誉勋章”。1883年，费斯特勒出版了《美国军队统计数据记录》一书，作为斯克里布纳（Scribner）的13卷畅销丛书《内战战役》的补充。费斯特勒这本著作包括了论及“损失”以及“服役期间死亡的军官”的章节。威廉·福克斯声称，自己那部出版于1889年的不朽巨著《美国内战时期各团的伤亡》，提供了有关联邦军队和南部邦联军队的“详尽无遗的”数据。曾在新罕布什尔州几个志愿团中担任少校的托马斯·利弗莫尔，试图在《美国内战的数字与伤亡》一书中详述并纠正福克斯的诸多结论。这本书起源于1897年他在马萨诸塞州军事历史学会宣读的一篇论文，1900年成书出版。在1908年出版的长达1796页的《叛乱战争纲要》一书中，弗雷德里克·戴尔（Frederick Dyer）进行了一项更为全面的统计工作。他使读者确信，这一工作基于“来自一切可利用且可靠来源的真实信息”。戴尔声称，政府从1874年开始编纂并最终出版的128卷《叛乱战争官方记录》，“问题大得令人悲伤”，这便使他的著作显得十分必要了。在戴尔著作第一卷卷首，他对联邦入伍与伤亡信息进行了归纳，给出了那些阵亡士兵以及死于战伤、疾病、自杀甚至中暑的士兵的总数。但是，戴尔的书中也保存了近20年前福克斯便已纠正了的政府资料中的错误。[18]
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无论在北方还是南方，无论在官方还是民间，美国人都在进行着大量的战争死难者的统计工作，但他们却远没能给出一个确定无疑的总数。对那些在全面的、可理解的数字中寻求慰藉的美国人来说，他们所感兴趣的，是这些总数的细节而非其准确性。数字可以帮助人们开始从整体上理解如此众多的死难者，并言说这场战争的巨大代价。
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然而，即便是在美国人进行统计期间，他们也在思索着这些他们如此热切地聚集起来的数字真正意味着什么。约瑟夫·琼斯进行士兵及其死亡的统计，既是为了展示南部人的英勇，也是为了解释在兵力上令人绝望地处于劣势的南部邦联之战败。团指挥官进行统计，是为了讲述“（他们的部队）是怎样英勇作战”的故事，继而使自己被视作损失最为惨重、因而也是表现最为英勇的人而流芳千古。无论北方州还是南方州，对死难者的统计，都是为了纪念他们。一份名单上的姓名，就如同一座墓碑上的姓名。它承载着记忆，预示着那些做出了最高牺牲者的不朽。数十万内战死难者的身份仍未确认，但他们至少可以被纳入统计。他们的姓名可能仍无人知晓，但他们的数量却不会如此。[19]
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美国人进行统计，是为了将新兴的“内战死难者”观念，定义为一个超越个人丧亲之痛的、可描述的、共同的国家损失。美国人进行统计，是为了确定这场战争的牺牲之规模，以及获得自由与国家统一的代价。美国人进行统计，是因为在一场改变了人类残暴之外在限度的战争结束后，数字能够使他们产生重获确信感与掌控感的错觉。美国人进行统计，也是因为，就是有如此众多的尸体需要统计。数字似乎是理解这场战争的突出特征——深重的灾难与巨大的伤亡——的唯一方式。
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数字解决了一些理解上的难题，但它们同时也提出了其他一些问题。威廉·福克斯担心，这场战争死亡数字之巨大，会使人们无法理解它。他写道：“数字越来越大，可是无论变成两倍还是三倍，它们所传达的意义都没有什么不同。”他所提供的解决办法是，通过在团的层面思考死伤情况，将这些数字降低至他认为更具人性的规模。“众所周知，团的规模是有限的，它的伤亡也是可以理解的。”福克斯劝说他的读者不要“对这些统计数据不耐烦”。他使他们确信，这些数字“与普通数字”不同，“这些统计数据中的每一个‘一’，都代表了一名死难士兵那朝向天空的苍白面庞”。他指出，这些数字不是冷冰冰的抽象符号，而是的的确确代表着人类的面庞。[20]
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作为福克斯统计分析来源的官兵名册是一个集成体。但福克斯发现，它的名单所提供的，远不只是数字。它那简短的条目，使人脑海中浮现出了关于个人死亡与生平的“悲伤画面”。每个姓名背后都是一个世界。他坚称：“没有哪个战争故事，能比得上退伍名册上的故事。”
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“1863年5月3日，在玛莉高地，阵亡”；然后编纂者放下铅笔，再次回想起那场向上席卷了弗雷德里克斯堡坡地的猛烈进攻。
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“1864年5月6日，在威尔德内斯，受伤，然后失踪”，让人联想起一座无名坟墓，上面的联邦墓碑—假如果真有的话—写着简短而哀伤的碑文，“无名氏”。
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“1862年7月1日，在莫尔文山阵亡”；脑海中浮现出一幅画面：一名炮兵死在了他的大炮轮子前……
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“在密西西比河的扬斯波因特（Young’s Point）死于热病”，让人想起了一场发生于长沼与有毒浅沼的战役，很多士兵都倒在了
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沃尔特·惠特曼沃尔特·惠特曼。马修·布雷迪摄。国会图书馆。
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一个比子弹更加致命、更加残忍的敌人面前。[21]
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福克斯为他的读者展示了他在官兵名册中的一些最“奇特”的发现——士兵们的死法多种多样，令人吃惊：伊利诺伊州112团的洛伦佐·布朗，“被一头骡子踢死”；纽约州骑兵第5团的J.A.贝内迪克特，“大拇指被人咬伤，在截肢后死去”；俄亥俄州第38团的雅各布·托马斯，“从一棵树上……摔死”；纽约州第8团的A.洛曼，“站岗时在一座被遗弃的房屋中发现了一瓶水，在喝了之后被毒死”。福克斯用这份奇特死法的清单证明了，在《美国内战时期各团的伤亡》那“详尽无遗的统计数据”背后，有着数十万个体士兵的具体的——甚至是特别的——死亡。[22]
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福克斯阐明了一个困境，这个困境居于理解内战死亡的核心：如何同时理解一个人的死亡之重要性与数十万人死亡的意义。约瑟夫·斯大林后来曾讲：“一个人的死亡是场悲剧；一百万人的死亡是个统计数据。”这既是经验之谈，又体现了他的洞察力。在半个世纪以前，福克斯也说过一段相似的话。他写道：“要想理解这些数字的意义是很困难的……但想象一个人、十个人或二十个人惨遭杀戮的画面却是容易的……但即便是……（老兵）也无法理解十万人被杀戮的可怕意义，要知道，这十万之中的每一个‘一’都代表着一名士兵血淋淋的坟墓。这些数字太大了。”然而，理解那四年战争中所发生的重大事情，似乎是紧迫且必要的。[23]
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