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天天25小时：你拥有的时间远比认为的多 第四章 管理日程表
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怎样才算有效率地利用你168小时中的工作时间呢？
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开始写本书时，我发动我认识的所有人给我找例子，告诉我那些高效利用时间的人——以事业为重，同时保持丰富多彩的个人生活等等。在加利福尼亚州的一个同事让我去找约翰·安纳。他是一位父亲，一个摩托车赛车手，1996年，他用几千美元的预算成立了一个名叫“独立出版联盟”（IPA）的组织。到2002年他离开这个组织的时候，IPA已经有数百万美元的资产，为数百个独立杂志提供出版服务，其中包括《琼斯母亲》（Mother Jones）、《国家杂志》（The Nation）和《犹他读者》（Utne Reader）。
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在好奇心的驱使下，我了解到自此之后安纳开始管理的一个叫作“东西融合发展基金会”（EMW）的组织。这个组织的业务主要在越南（他2007年移居河内，不过现在又回到美国，在加利福尼亚州奥克兰市的总部工作）。2003年接管这一非营利性组织时，他决定将EMW的核心竞争力倾注于他认为EMW最具影响力的三个领域：洁净水、医疗和教育。
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在医疗方面，安纳和他的同事调查了越南医疗系统的发展空间，并找到了一个能对其产生巨大影响的机会。尽管任何母亲都能充分体会到生产的过程对孩子（或者对妈妈）的不容易，但对于像越南这样的发展中国家的早产儿来说，这个过程尤其艰难。在美国，新生儿监护病房可以救护绝大部分的早产儿，帮助他们调节自身的肺功能；而直到最近，越南医院还无法救助30%的降生24小时内由于呼吸困难而有可能夭折的早产儿。
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所以，EMW决定为河内越南国立儿童医院率先提供一种持续气道正压通气（CPAP）呼吸机。一年后，越南国立医院最脆弱的婴儿在24小时内的死亡率由30%下降到10%左右。东西融合发展基金会决定继续拓展它的“生命呼吸”（BOL）项目，到2009年，BOL为越南95%的省份配置了700台CPAP呼吸机及其补充机器，总体上每年为医院救治15 000名婴儿，并对2 000名医生和护士进行了应用培训。
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那么最终结果是什么呢？越南婴儿死亡率开始骤降。2003年，婴儿死亡率是30.83‰，而到2008年，这一数字已降至23.61‰。BOL不是这一数字下降的唯一原因，但肯定是主要原因之一。
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有人可能称之为奇迹，但EMW这一组织的可圈可点之处还在于：EMW的125名员工几乎从来不加班，而且公司例会一般不会超过1小时。
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“我在任何团队中做得最有用的事情是，训练职员怎样高效开会。”安纳说。为了在有限的工作时间内取得最大的工作成果，安纳的团队有一个简单的准则：不是会议必不可少的人就不去开会。每一次会议都有一个议程表。这个议程表框架清晰，每一个事项都限定时间。有限的时间要求高度的纪律；在指定的时间内，尽量避免不该发生的事情。会议一开始，团队领导清晰地读出会议目标。会议结束时，与会人员再看一遍议程表，明确任务指派。下次会议的时候，他们需要证实指派的任务都已完成。仅仅因为到了周五开例会的日子，就连着第四次再开一次一模一样的会议，了解下所有人有没有自己的任务——这样的会议是没有意义的。通过提高会议效率，“这一项就为我每周省出了10个小时。”安纳说。
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不仅这个准则很简单，它背后的原因也很简单：无论是不必要的事情，还是无关人等的出席，导致会议上浪费的时间都不是用来把CPAP呼吸机放进医院去救生病的婴儿（或EMW的其他项目）。每周节省的10小时为安纳和同事的个人生活提供了足够的空间，使他们为解决极端贫困问题积攒了精力。比如，安纳现在每天下午5点30分就下班。EMW员工的核心竞争力是，为EMW的使命做实质性的工作，并丰富个人生活。而听两个同事争论他们上周就争论过的一模一样的问题不是这种核心竞争力。
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虽然看起来很简单，但真正这样做的人实在太少了。一个EMW的投资合伙人最近把安纳带到他们的会议当中。“我走进会议室，有16个人坐在里面——有10个是无关紧要的人。”他说。会议持续了3小时以上，主题就是不同的人反复地发表自己对与会的大多数人都无关紧要的看法。与其翻来覆去地听这些，安纳说，“这段时间还不如用来睡觉呢。”
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我承认，开始写本章开端几段之前的90分钟，我确实用来睡觉了。今天我不想起那么早，但我还是被那极有活力的孩子吵醒了，到上午11点30分的时候，我知道我需要再喝点咖啡才能撑下去。由于没喝咖啡，所以我就小睡了一会儿。醒来时，突然想到原来一闪而过的关于本书章节安排的想法。我把这些想法记了下来，现在的下午时光我用来重新构思。
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换句话说，那90分钟的打瞌睡，为我本年最重要的计划取得了一个很大的进展。我没有发一封邮件，没有开一次会，没有做一张PPT，没有看一条和我工作相关的新闻，没有给任何客户打电话，或者跟同事开一次电话会议，没去任何地方出差，也没有坐在桌子旁写任何东西，或者做大多数白领工作者想到的“工作”内容，尽管这些理所应当都是“工作”的内容。即使是这样，我依旧认为我今天上午工作效率非常高。但如果你在那90分钟内看见我，我猜“效率高”肯定不会是你想到的第一个词。
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那么到底谁对呢？工作效率就像宗教一样，不同的人对这个概念有不同的理解。我们每个人都可能有偏见。对于宗教，许多人花很多时间试图来理解智者对它的诠释；对于工作效率，我们也会欣然接受那些关于“搞定一切”的书。我们学着“上午不查邮件”，我们学着“早下班”以及其他提高生活效率的方法。现在有一本叫作《高效率！》（Productive）的杂志。它每一期的封面都印着一位专家。而博客界就像基督徒举行帐篷复兴聚会一样，博主们都大肆宣传自己的“生活诀窍”作为读者们的福音。他们依赖于43Folders[3]这个网站，试图从技术层面达到邮箱收件箱中零邮件的梦想。
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这些生活诀窍中有一些真的引人发笑。比如：一个新的苹果手机应用程序可以让你一边走路一边发邮件，而且很安全；通过运用苹果手机的摄像头，在屏幕上显示出来你前面的路。
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另一方面，其中有些窍门儿也很有帮助。如果你能抽出来几分钟看看也无妨。如果你找到你觉得最有用的诀窍，我希望你在我的博客My168Hours.com上留言分享给大家。我也拿着一个笔记本来记录我的任务和想法。当你问自己“接下来该做什么了”时，如果按照《尽量去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done）这本书的作者大卫·艾伦所提倡的方法，把自己的注意力从目的转移到结果，生活的压力就会小很多。博主们提出了很多好想法，有大的（定期回顾每天和每周的目标），也有小的（再也不要在会上捡东西）。
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所有的生活诀窍和戒条都有它们的位置。但通过我为此书采访不同的人，以及我对工作时间更加“有效率”的思考，我意识到很多这种智慧的碎片和我的生活其实没什么关系。首先，这些想法大多数都需要一个公司办公室环境。许多提高效率的“宝书”都有一个关键的前提，就是会有持续不断的文件和人来对你狂轰滥炸，这样你才需要一个系统来具体处理这些事情。
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艾伦写道，“现在越来越多的人，每天的工作内容是应付十几封甚至上百封电子邮件，而且不能忽视邮件当中任何请求、抱怨或者命令。”很少有人可以期待（甚至有可能）把每件事都按A、B或C的优先级编码，也很少有人可以在一通电话或者被老板打断之后，还能完全保持预先设计好的待办事项表。
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也许是因为个体经营的缘故，但是你可以说我就是那很少人当中的一员。我没感觉自己受到狂轰滥炸，非要把办公桌摆成F形（来自某博客的建议）与源源不断的敌方火力战斗。没人会不打招呼就来我办公室，而且除非在等电话，一般我都把手机调成静音。至于电子邮件，我也不会一封一封地查看，这样太浪费时间，而我的邮箱有搜索功能。写下这段文字的此时此刻，我的收件箱里有超过3万封邮件，其中还有几百封未读。你觉得我的生活像个禅师一样与世无争吗？也不是，但不管是在杂志社、报社工作时，还是现在，我一直都觉得这些东西关系不大。
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如前所述，越来越多的人选择我这种工作方式——完全靠自己，经常在家或者在咖啡馆做有创造性的工作，或者偶尔见一下客户。如果4个工作者中只有1个根本就没老板，那么被老板打断也是一件难事。对于提高效率的工作系统，我们还要知道的是，很多非自由职业者的工作，其实都不包括坐在电脑桌前处理邮件。最近我和两个曾与费城警察局合作过的年轻咨询员交谈过，他们惊奇地发现，大多数警官都没有邮件地址来与警察局联系。在所有劳动力中，坐在办公室小隔间里辛勤劳作的人群的比例，并不像我们想象的那么庞大。
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所以，无论你是在一个像EMW一样的非营利组织当中工作，还是像我一样是个自由职业者，无论你是经营一个花店，还是在一个相对传统的公司环境当中工作，我认为首要的、最有效的是，找到管理职业生涯的一个原则，然后思考怎样能把它投入实践。对于工作，《天天25小时》提供的原则是：无论自己怎样选择，工作时间的最理想状况是这段时间中没有任何与你事业和生活目标无关的事情。
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当然，我很尊重我们观念当中对“工作”的习惯定义，但是在你判定一段时间是否属于“工作”时，我想你应该记住我个人提出的这个定义：任何不会使你接近职业生涯目标的“工作”都不能称为工作，那是在浪费时间。
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我知道这似乎很残酷——你可能会说，“我不能不听老板的话啊！”——但我这么说是有道理的。
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首先，“我老板让我……”（或者“我客户让我……”）不能作为必须要做某事的理由，就像“我没时间”不能作为逃避事情的借口一样。生活中的每件事都在于选择接受或不接受，以及这个选择所产生的相应结果。这些结果有可能站不住脚，也有可能使你相信上司的智慧和经验多于你，那么他说的每件事你都可以全盘照做。但是，只有意识到做与不做、接受与不接受是你的选择，你才能更好地掌控你的生活和你的168小时。
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其次，日常生活当中的忙碌让我们对工作效率产生了一种错误观念，我们很大程度上在纵容自己不诚实。做了很多事并不说明你把这168小时都花在了重要的事情上。如果你的工作要开很多会，而且你看见安纳的日程表上每天的会议时间是2小时，而你的表上是6小时，你也许会认为你更有效率；如果你晚上8点下班，而他下午5点30分下班，你也许会认为你做得多。但是要记住，安纳的工作是每年救助几千名脆弱的早产儿。当呼吸机都等着被分配时，坐在会议室里是没有任何意义的；同样，晚上10点开会，第二天大清早7点和同样的人再开同样的会，也不比看电视有更多的意义；就此而言，这更不会比睡觉时偶然梦到通过查邮件永远不能遇到的好点子有意义。
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