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每天节省2小时 第6章 控制并有效使用电子邮件
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如果你希望成功地管理和控制他人，先学会管理和控制自己。
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——威廉·J·别特克（William J. Boetcker）
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每天节省2小时 在当今的工作环境中，电子邮件是被滥用的沟通方式之一。我认为它是导致公司内部沟通出现问题的罪魁祸首。这就是为数众多的公司尝试每周禁止使用一次电子邮件的原因。
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许多人认为通过电子邮件可以解决一切问题，但结果却是沟通质量大打折扣。此外，它还是一种打着做有意义的事情的旗号来消磨时间的方法。
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为了有效地使用电子邮件，你必须养成习惯。电子邮件让人既爱又恨的东西：我喜欢收电子邮件，但讨厌里面的内容。这好比坐过山车。每天下班前我都感觉自己被掏空了。在本章中，我们将会看到：
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• 如何控制电子邮件。
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• 如何使用outlook中的组织工具管理电子邮件。
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如何控制你的电子邮件
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以下是我常用的一些控制电子邮件的策略，通过这些策略，我每天能够减少收发邮件的时间。
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关闭电子邮件的通知功能，定期检查电子邮件
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在当今的工作环境中，电子邮件是最大的干扰之一。如果你的电脑一接到新邮件就自动发出通知，请关闭这个功能，特别是在“素食”工作期间。最好是能够全天关闭，定期检查邮件，或者也可以全天开着，但一个小时查收一次。
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我的纪律性很差。如果我一整天都开着电子邮箱，只要一听到邮件通知的声音，我就会马上停下来去看邮件。人习惯于后进先出原则。为了抑制这种冲动，我训练自己每小时查看一次电子邮件 ( 每小时的开头 )，上午和下午最多各两次，除非我在等一封重要的邮件。如果是这种情况，我会打开邮件通知窗口，以便知道收到了新邮件。
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关闭电子邮件的通知功能，每小时检查一次。当你检查邮件时，你就是马戏团团长。
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技巧：
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告诉别人，如果他们有一个事关时限的问题或要求，需要在一个小时之内得到回复，他们应该打电话告诉你。
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最坏的情况下，打开邮件通知窗口，当收到新邮件时，电脑屏幕就会弹出一条信息。你知道收到邮件就行了，可以继续干完手中的活儿。要关闭声音通知和/或通知窗口，点击“通知”按钮即可。
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案例研究
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电子邮件占据了埃德生活的一大部分。每天早上他做的第一件事就是检查自己的电子邮件。事实上，更糟糕的是，他在去办公室之前就在家里接收邮件。一晃就到了10点，他还没开始做任何事。
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接下来，每当电脑发出“叮”的一声，他就会停下手中的工作去查看邮件。而收到的信息却常常让他感到失望。（电子邮件让人既爱又恨。）当埃德回复了邮件后，其他人就会知道埃德收到邮件就会处理，于是他们就会发得更多。
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（好像他一旦打开了电子邮件就无法再关上。）他知道自己必须得做点儿什么。他要成为能够控制电子邮件的马戏团团长。他发现，如果自己关闭了电子邮箱，并定期检查邮件，成为马戏团团长就指日可待。
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当关闭了电子邮箱，并安排合适的时间检查邮件，埃德每天能多腾出一个小时工作。
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如果你必须先检查电子邮件
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