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每天节省2小时 第8章 组织并提高项目运作效率
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如果你不知道目标在哪里，很有可能无果而终。
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——优吉·贝拉(Yogi Berra)
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每天节省2小时 每天我们有80% 的时间在“灭火”，即应对周围的干扰。在规定的期限内圆满完成项目，不但能提高公司的经营业绩，还能让你获得领导的重视。由于项目似乎总要花很长时间才能启动，因此工作很容易陷入拖沓的状态。项目越困难，需要完成的工作量越多，被拖到最后一刻才启动的可能性就越大，最终导致敷衍了事。事情本不必这么做。
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请记住：如果规划和组织耗时太长，人性将会促使你走捷径，比如敷衍了事。项目管理的关键是学会制订一个简单、切实可行的计划（根据“和往常一样的”一天/一周和过去的经验），并节省或留出时间，在你精力最旺盛的时候去完成它。
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项目失败或未能在规定期限完成项目的首要原因是，初期没有正确地组织项目。正确地组织或建立项目是一个思维过程。当你遵循本章讲述的步骤、按照给定的顺序去做，你就能按时甚至提前完成项目，提高工作质量。我们来看看这种能帮你建立项目并按时完成项目的新方法。
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项目的目标是什么？
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目标就是投入时间、精力和资源之后，个人和团队都想达到的最终结果。你希望达到的结果和你的目标是有区别的。
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人们需要专注力和注意力。在这个干扰不断的世界里，掌控全局、目标明确的人，学会了“扑灭”任务和项目周围的火苗，引领公司向前发展。
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本章之所以位于本书的前半部分，是因为组织是一个思维过程。提高组织技能需从改善思维过程开始，因此，当你在组织需要完成的项目、任务和你每天/每周的计划时，你会下意识地想这么做。
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计划要留有余地
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我们未能按期完成工作的首要原因，是我们做事不留余地，没有留出改正错误的时间。这是一个至关重要的组织技能。你必须给意外事件、干扰或者现实情况留出余地。障碍可能是有形的，也可能只存在于人们的脑海中。这个流程包括以下三步：
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① 过去导致你无法在规定的时间内完成项目的原因有哪些？
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② 对你而言，“和往常一样”混乱的一天是什么样的？你是否为应对干扰、回复电子邮件、回电话和帮助他人留出了时间？
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③ 过去曾出现过哪些“意外”障碍出乎你的预料或你未在计划中为其留有余地？
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在项目启动前必须先制订应急计划。我们在制订计划时常常假设自己从未犯过错误。你应该提前预期潜在的障碍，这样当障碍真正出现时，你才能不被压力累垮，更加胸有成竹。在计划中列出可能犯的错误，将让你对按期完成任务更有把握。
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技巧：
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以古为鉴，无古不成今。如果你能仔细地审视过去，你就能发现过去曾暴露出来的典型障碍，下一次你就可以预先为突发事件留有余地。
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然而，许多人不愿从过去的事情吸取经验教训，而是继续墨守成规，结果只能是一再失败。由于某种原因，他们的脑海里有个声音在说：“这次会有所不同！我感觉非常好，这次一定能行得通。”在做规划时试着作“最坏的”打算。这样如果犯错不多，你就可以早些完成项目。
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或许你经常遇到在接到项目时，需先进行假设的情况。如果需要先进行假设，请务必告诉你的老板或分派项目的人。在项目开始的时候，尽可能多提问题，以确保自己对希望达到的最终结果有准确的理解。在每周快结束的时候，审查这个假设并进行改进。
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我经常看见人们在启动目标或项目时先从假设开始，有些假设是正确的，而另外一些假设是错误的。第一周快结束的时候，当他们发现这周的目标没有完成时便说：“瞧，这个项目的最后期限定得太不切实际了！”别放弃。将新的信息添加到计划中，重新设定计划。
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技巧：
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相较于高许诺、低回报，低许诺、高回报更优。
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