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5.备忘
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备忘是“备忘录”的简称,是一种内部业务沟通的形式,一般用来通知策略变更、时间变动、人员变动,以及其他公司日常事务。
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纸质备忘曾是公司内部沟通的主要方式。如今多数备忘都是电子邮件的形式了。有些机构在特定情况下仍会使用纸质备忘,比如在其他打印文件或材料上附一份备忘。无论是什么形式,备忘在办公室沟通中仍然占有重要地位。
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基本情况
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写备忘的目的一般是向同事传递信息,告诉对方该做些什么。备忘写得成不成功,取决于读者会不会阅读。人们总是觉得来自内部的信息不如来自外部的信息重要。为了获得读者的注意力,备忘录一定要易读,并且要说明内容的重要性。花些时间进行头脑风暴。一定要确保信息的完整。要从读者的角度去思考。要完成这项工作你需要给对方提供哪些信息?组织内容要以节约读者的时间为重。要在靠前的部分强调出这些信息的重要性。如果要求对方按步骤完成任务,那么一定要写清楚。可能的话送出前多打几次初稿。要展现出合作的态度,这样才有可能引起他人的注意从而与你合作。在修改时也要从读者的角度观察。看看信息是否清晰?读者能不能看懂自己要做什么?检查是否存在拼写错误和笔误。对于公司策略变动等比较重要的备忘,一般在送出前需要由管理层的人员进行核查。
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这样做
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不要做
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·始终明确写备忘的目的。一份备忘只有一个主题,不要做成不同信息的汇编。
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·把备忘发送给对的人。确保每位收到备忘的人都有阅读它的必要。
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·标题要言之有物。无论是发送电子邮件还是打印纸质版本,简明而具体的标题都能帮助读者了解内容。如果这是一封电子邮件,读者也能很快在收件箱中找到它。
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·如果是纸质备忘,格式一定要恰当。
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·切中要害。读者能比较容易地理解备忘的内容和写作原因。
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·尽量简洁明确。备忘越精练,读者越有可能阅读。
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·使用便于阅读的格式。段落短、分条、在长段落中添加副标题,都能把大段文字切成容易阅读的小段。
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·要求明确清晰。
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·如有附件,在结尾处要做出标记。
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·保持礼貌,尤其是你要对方为你做事的时候。
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·不要唠叨。备忘越长,读者越不愿读。
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·不要为了显得“商务化”而模糊了自己的本意。与其说“着手”或“发起”,不如说“开始”。与其说“继……后”不如说“之后”。
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·不必像信件那样写称谓和结束语。备忘录不需要这些。
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错误的例子…
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致:福多拉团队
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自:丽萨·迈耶斯
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