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14.表扬信
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表扬信所传递的是对某人成就或行为的肯定。你可以写给当事人,也可以写给他的主管,或者两个人都写。可能这个人与你是一个公司,也可能是有业务往来的其他公司。
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表扬信和证明类似。但证明的目的是推介生意,而表扬是为了推荐个人。
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表扬信可以通过邮件发送,也可以打印出来寄送。一般来说打印的表扬信更正式,更有分量。
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基本情况
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写表扬信有几个目的:可能是肯定某人的成就和表现,也可能是表达感谢。这样的信能加深双方的联系,表达良好的意愿。此外,这也是对某人成就的一种正式的认可:它会被放进员工的档案中。这样的材料在未来遇到奖励或晋升时会起到重要的价值。你的读者可能是当事人,也可能是他的主管。但即便你是写给本人的,也要从他主管的角度思考。头脑风暴时,选取那些最能反映当事人行为的细节。如果一个人非常有礼貌,很好,如果这份礼貌能帮公司赢得一个有价值的客户,那就更好了。示范提纲为你提供了一种组织结构。一般初稿都很长,尤其在你回忆事件的时候。最好一次全都写出来,之后再进行修改,这时既要修改长度,也要修改措辞。
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示范提纲
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表扬信需要简单明了。
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开头:让读者在一开头就了解你的写作目的。
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中间:描述当事人做了哪些事,这些行为对你有什么影响。
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结尾:在结尾处重申目的,对读者表示感谢,表达良好的祝愿。
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这样做
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不要做
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·及时表扬。时间间隔短,效果也会更好。
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·寄给正确的人。试着去寻找当事人主管的名字。
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·在第一句话或是第一段的最后一句话说明自己的写作目的。
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·对成就和成果进行细致的描述。展示出自己对事件的熟悉程度。
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·表达出成就对公司的价值。向读者展示出这一成就给公司带来的价值,这才是表扬信的价值所在。
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·不要草草了事。既然已经决定要写就要花些时间,给当事人带来真正的帮助。
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·不要涉及任何机密信息。表扬最主要的目的是让大家都看到。有谁能看不是你能控制的,商业类的表扬信有时还会挂到网站上,所以要确保信里没有尴尬或责怪他人的内容。
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·不要写得太长,要简洁。
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·不要提出实质化行动的建议。不要在表扬信中提议升职加薪。读者知道自己该做什么。
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·表扬一个人时不要打压其他人。
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