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完全写作指南：从提笔就怕到什么都能写 [:1705246476]
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18.商务会议通知
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有很多团队都依赖Outlook这样的日程软件发布会议通知，邀请参会人。但如果你没有用这样的软件，也可以自己写会议通知。若想会议富有成效，参会者准备充分，一份完备的会议通知是必不可少的。
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基本情况
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会议通知的目的不仅仅是让大家知道要开会，还要让大家知道会议的重要性，鼓励他们参与进来。如果读者都是要参会的人，那么任务就很直接了。如果不是，你就需要思考一下什么信息能吸引他们参与进来。在头脑风暴时要保证信息完整，不仅基本信息表达完整，会议的目的也要表达完整。要对通知的结构进行组织，这样才能突出重点。打初稿时的语气部分取决于你和读者的关系。如果不能强迫他们参会，就要把精力更多地放在说服他们参会上。发送前要仔细校对。如果里面的时间或地点有误，这时就要改正过来，等所有同事都看到了只会造成误会。然后进行合理修改。
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这样做
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不要做
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·先写议程。随通知附上议程，或至少附上一份缩略版议程。如果会前还要再调整议程，一定要告诉参会人员注意更新。
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·注明会议目的。
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·让读者了解会议的重要性，说明这是一次例行的情况摸底会还是针对某个项目或事件的重要讨论会。
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·基本信息全面，包括时间、地点、预计时长。
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·如果希望读者为会议做一些准备，就要让他们知道。是否需要汇报进度？是否需要携带文件前来讨论？
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·强调关键信息。运用空格、分条和加粗的方式突出重要信息。
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·要求读者尽快回复，并说明如何回复。
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·至少发一次提醒。
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·不要拖到最后一刻。大家都很忙，留出的通知时间越短，大家越难以按时赴会。
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·不要向读者灌输太多信息。会议通知应当简洁明了。如果你想加一些背景信息，可以放在附件里，但不要加在通知当中。
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·不要想当然地认为读者一定参会。如果你是老板，确实可以让大家都来开会，但如果你不是，就没有要求的权力，所以一定要向读者强调会议的重要性，对他们的到来表示感谢。
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错误的例子…
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团队各位成员：
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关于网站的问题，史蒂夫想在周四11点和大家开一个会。抱歉通知得很急。最后一分钟才通知的会是很烦人的，但你可以表现出一种紧迫感。让读者知道为什么这么晚才通知，也可能会勾起他们的兴趣。 他希望大家都能想一想怎样让新网站更好地为我们服务。在哪儿？大家都需要出谋划策，这一点非常重要，所以请大家尽量到会。
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谢谢。
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艾米
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…正确的例子
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